ตู้เก็บเอกสารเป็นคำตอบที่ใช่สำหรับงานจัดเก็บเอกสารและแฟ้มต่างๆ

ไม่ว่าคุณจะมีห้องทำงานโดยเฉพาะ หรือแค่ต้องการเก็บเอกสารให้เป็นระเบียบไม่สูญหาย ตู้เก็บเอกสารเป็นคำตอบที่ใช่สำหรับงานจัดเก็บเอกสารและแฟ้มต่างๆ เพื่อความสะดวกในการแยกประเภทและทำความสะอาดได้ง่ายด้วย นอกจากมีตู้เก็บเอกสารแล้ว วิธีที่ดีในการจัดเก็บเอกสารก็เป็นส่วนสำคัญที่ทำให้เอกสารของคุณเป็นระเบียบเรียบร้อย มี 12 วิธีง่ายๆ ดังนี้

1. จําแนกประเภทเอกสารตามลักษณะที่จะอํานวยประโยชน์แก่การปฏิบัติงาน

2. กําหนดประเภทเอกสารที่จะจัดเก็บในตู้เอกสารต่างๆ โดย

– เก็บเอกสารที่ใช้เสมอในตู้ลิ้นชักหรือลิ้นชักในระดับสายตา

– เก็บเอกสารที่จะใช้อ้างอิงนานๆ ครั้งไว้ในตู้ทึบหรือตู้ไม้ครึ่งกระจก

3. การจําแนกแฟ้มเอกสารที่เก็บไว้ในลิ้นชักควรใช้ระบบการอ่านหนังสือ คือ เรียงจากซ้ายไปขวา

4. ไม่ควรเก็บเอกสารมากกว่า 1 เรื่องในแฟ้มเดียวกัน

5. ไม่ควรเก็บเอกสารมากเกินไปในแฟ้มหนึ่ง (ไม่ควรเกิน 50-60 แผ่น)

6. ไม่ควรเก็บหนังสือปนกับแฟ้มเอกสาร

7. ควรมีการควบคุมการจัดเก็บและค้นหาเอกสารโดยเคร่งครัด

8. เมื่อค้นเอกสารและนําออกมาใช้เสร็จแล้ว ควรรีบนําไปเก็บที่เดิม

9. ถ้ายืมเอกสารหรือแฟ้มไปใช้งาน จะต้องใส่ “บัตรยืม” หรือ “แฟ้มยืม” ไว้แทนจนกว่าจะนําเอา เอกสารหรือแฟ้มที่ยืมไปมาคืน

10. เอกสารที่ใช้แล้วแต่ต้องเก็บไว้ระยะหนึ่งและไม่ได้ใช้อ้างอิงบ่อยควรเก็บไว้ ณ ชั้นล่างสุดของตู้หรือชั้นเก็บเอกสาร

11. ควรย้าย/แยกเอกสารไปเก็บไว้ทุกปี และอย่าเคลื่อนย้ายเอกสารที่ยังไม่ได้แยกใส่แฟ้มไปเก็บ

12. ไม่ควรซื้อตู้เอกสารเพิ่มโดยไม่จําเป็น เพราะจะทําให้เกิดปัญหาความไม่พอเพียงของพื้นที่